Vandaag is het Nationale Secretaressedag. Een mooie reden om u voor te stellen aan hét Secretariaat: Bianca, Marloes en Henne zijn de drie dames die u hartelijk welkom heten als u langskomt op ons kantoor in Almere. En het zijn niet alleen onze gasten die worden verwelkomd, ook eigen kantoorpersoneel weet de afdeling te vinden. Ze pikken een snoepje uit de snoeppot of komen langs voor een praatje. Lief en leed wordt hier gedeeld. En dat geldt ook voor sommige bewoners waar Hemubo projecten uitvoert. Er is altijd wel één bewoner per project die verlegen zit om een praatje en die het telefoonnummer van Hemubo uit het hoofd lijkt te kennen. De afdeling heeft dus meerdere functies tegelijk, maar vooral is het een gezellige boel bij de dames. Ze weten sollicitanten op hun gemak te stellen, bezoekers welkom te heten en te begeleiden naar daar waar ze zijn moeten. Voor het kantoorpersoneel is er een luisterend oor. Alle bellers worden netjes te woord gestaan en in een enkel geval afgepoeierd; ‘Je moet eens weten wat mensen allemaal aan je willen verkopen.’ Bianca, Marloes en Henne zijn helemaal in hun element op de afdeling. En er is genoeg te doen! Uw verslaggever loopt een half dagje mee.
Bloemen
Elk jaar op Nationale Secretaressedag krijgen alle dames op kantoor een bos bloemen van de directie van Hemubo. Die bloemen worden besteld en persoonlijk afgegeven door Davy Wagemaker, directeur Hemubo. Marloes: “Dat is elk jaar weer een cadeautje van het management als waardering voor de dames. Een mooie traditie. De bloemen die je hier ziet staan, zijn voor de jarigen. Die bestel ik en breng ik langs bij mijn collega op zijn of haar verjaardag. Omdat er elke dag wel iemand jarig is, zijn wij op de afdeling goed voorzien van bloemen.”
Marloes werkt het langste van allemaal op de afdeling, 11,5 jaar. Ze kwam hier meteen na haar opleiding Directiesecretaresse en was nog maar net 19 jaar. Marloes: “Destijds had je online nog de Flevobanenkrant. Hier stond de vacature Medewerker Secretariaat in. Dat leek mij een leuke functie! Ik heb mijn sollicitatie verstuurd en toen ging het heel snel. Ik werd dezelfde dag nog gebeld wanneer ik op gesprek kon komen. Een week later ben ik gestart bij Hemubo. Ik doe mijn werk nog steeds met veel plezier. In de loop der tijd is er in mijn takenpakket best veel veranderd. Er zijn wat werkzaamheden weggevallen, en er zijn weer andere taken bijgekomen. Zo blijft mijn werk leuk en afwisselend. Ik ben samen met Bianca verantwoordelijk voor al het secretariële werk. Dan moet je denken aan offertes en contracten maken voor onderaannemers van Betontechniek en Mulder. Post sorteren, werkmappen maken, pakketten klaarmaken en versturen, brochures maken en versturen en natuurlijk de telefoon. Hoewel Henne de eigenlijke telefoniste en receptioniste is. We hebben ieder ons eigen takenpakket, maar we helpen elkaar.”
100 belletjes per dag
De telefoon staat niet stil. Iedereen die belt, wordt rustig te woord gestaan. Henne: “We weten eigenlijk precies wie we door kunnen zetten en wie niet. Als er gebeld wordt voor de directie is het meestal een verkoopgesprek of een journalist. Die zetten we niet door en als het voor Jan de Wit is, van IT, dan weet je eigenlijk altijd zeker dat ze iets willen verkopen. Goed luisteren, even in de wacht zetten, en vervolgens netjes uitleggen dat er geen interesse is. Soms check ik het echt even bij twijfel, maar eigenlijk zit ik altijd goed. Dat heeft iedereen hier hoor, dat wordt een tweede natuur. Ik heb ontzettend veel verschillende dingen gedaan voor ik hier bij Hemubo kwam. Ik ben pedicure en tandartsassistente geweest en ik heb de switch naar secretariaat gemaakt toen mijn kinderen, een tweeling, zijn geboren. Ik heb lang secretaressewerk gedaan bij de Arbo Unie. Dat is vergeleken met Hemubo een geitenwollensokkenbedrijf, maar ik heb het er heel erg naar mijn zin gehad. Ik zit hier nu al weer bijna 7 jaar. En ik wil niet weg. Het loopt allemaal heel vloeiend. Er is altijd wat te doen en we werken goed samen. Naast het telefoonwerk ben ik verantwoordelijk voor alle bestellingen. Ik bestel de koffie, thee en aanverwante artikelen. Zo liep er net nog iemand van de facilitaire dienst bij mij langs voor een bestelling van schoonmaakartikelen. Ik houd ook de voorraad kantoorartikelen bij en vul dat aan waar nodig. Bianca, die hoofd secretariaat is, heeft weliswaar die positie, maar ze hoeft die titel niet te gebruiken omdat iedereen weet wat ze moet doen. Dus het voelt niet als een leidinggevende. We kunnen het heel goed met elkaar vinden. Ik vind het ook heel leuk dat er veel medewerkers zijn die hier even binnenlopen. Even een praatje maken.”
Marloes: “Je maakt soms rare dingen mee. Er stond hier een keer een ‘dweep’ aan de balie die vroeg of hij even naar huis mocht bellen. Nou, natuurlijk mocht dat, vraagt hij aan de persoon aan de andere kant van de lijn of ze hem op willen komen halen, omdat hij net is vrijgekomen. Er zit hier een gevangenis in de buurt. Wij keken elkaar aan… dat was lachen natuurlijk. En er komen ontzettend veel taarten door de deur hier, iedereen die jarig is trakteert taart. Wij zorgen dan dat het allemaal leuk op de tafel in de hal komt te staan, je hebt wel discipline nodig om er zelf niet aan te zitten.”
“Helemaal niet”, zegt Henne, “jij eet echt veel taart en je komt geen gram aan.”
Bianca: “We hebben hier met Pasen chocolade-eitjes, met kerst kerstkransjes en zo kan ik nog wel even doorgaan. Ach, dat hoort er ook bij. Wij zijn de spil in het bedrijf, alles en iedereen komt hier langs en zodoende weten wij ook veel.”
Geen beslissing duurt lang
Bianca is door Davy gevraagd om te solliciteren op de functie hoofd secretariaat toen die door een verschuiving vrij kwam. Bianca: “Toen de vraag van Davy kwam, was ik blij verrast. Ik ben heel blij met de kans die ik heb gekregen. Voor mij is het belangrijk dat alles lekker loopt op het werk én thuis. Het werk gaat hier zo vanzelf, ook de samenwerking en de verdeling van de taken. Heel fijn! Op de afdeling ben ik vanuit mijn functie degene die contact houdt met het secretariaat van Hillen & Roosen. Op dit moment speelt dat nog niet heel erg, maar zij zijn overgegaan op een ander computersysteem, waar wij ook naar overgaan. Binnenkort zal ik met de dames van het secretariaat van Hillen & Roosen een meeting organiseren om hierover van ze te leren. Ik regel ook de ‘events’, zoals de jaarlijkse barbecue in juli en de wok in december. Ik regel ook diverse lunches of borrels, maar ja, nu met corona komt dat niet meer voor.” Bianca heeft toerisme gestudeerd en heeft altijd in hotels gewerkt. Een heel andere business. Toen de kinderen kwamen, kreeg ze moeite met de avond- en weekenddiensten en in de vakanties werken viel ook steeds meer tegen. Ze solliciteerde bij een drukkerij als medewerker secretariaat verderop in de straat waar Hemubo zit. Dat bedrijf ging niet heel goed en ze zag een vacature voor dezelfde functie staan bij Hemubo. Ze heeft haar CV zelf afgegeven bij Henne. Bianca: “Het was wel grappig, want ik mocht op gesprek komen en na het gesprek werd ik voorgesteld aan de dames van het secretariaat. Toen ik buiten stond dacht ik, ben ik nou aangenomen? Het was eigenlijk niet eens zou duidelijk gezegd, maar ja dus. Ik heb het ontzettend naar mijn zin omdat elke dag anders is. Van post tot administratie, van regeldingen tot telefoongesprekken. Aan de telefoon maak je heel wat mee. Kijk, we draaien ontzettend veel projecten. Maar als een bewoner ergens mee zit of tegenaan loopt, dan denkt hij dat wij alleen bij hem bezig zijn. Dus dan krijg je letterlijk: Hallo, met meneer Jansen, ik denk dat ik lekkage heb. Onze taak om even na te gaan waar meneer Jansen woont en bij welk project dat hoort. En vervolgens welke afdeling hiermee behept is. Wat echt anders is bij Hemubo ten opzichte van de toerismebranche is dat hier alles snel gaat. Als ik een vraag heb, loop ik bij de betreffende manager of directeur naar binnen en ik heb het antwoord. In de hotellerie gaan daar dagen overheen.”
